HPH HORECA PAKKET

Het HPH Horeca Administratie Pakket (HAP) is een compleet softwarepakket.

Van kassa, gebaseerd op normale pc’s, tot en met F&B, voorbereiding boekhouding en voorbereiding salarisadministratie. Graag geven wij u een demonstratie op uw locatie zodat u een goede indruk krijgt van de mogelijk heden.

Stroomschema HPH HAP

Horeca Analyse Pakket

De ontwikkeling van het HPH-HAP pakket is begonnen in 1984. In Nederland was er nog geen software beschikbaar voor pc’s waarmee controles op voorraden en koppelingen met boekhouding mogelijk waren. Na een bezoek aan de grootste horecabeurs van de wereld in New York bleek ook daar geen software beschikbaar die op de Nederlandse markt toepasbaar was.

Tijdens de thuisvlucht is toen besloten een pakket in eigen huis te gaan ontwikkelen. De beginselen van het huidige pakket zijn na enig onderzoek vastgelegd en waren als volgt:

  • Inzicht krijgen in de verkopen in de meest uitgebreide vorm
  • Volgen van de voorraadpositie aan de hand van inkopen, verkopen en recepturen
  • Bijhouden van personeelsuren en rapportage van personeelskosten ten opzichte van omzet
  • Koppelingen vanuit omzet, inkoop, dagrapporten en voorraadopnames naar de boekhouding

De eerste versies waren geschreven in DOS omgeving en in 1994 werd overgegaan op Windows. De functionaliteit werd daarna enorm uitgebreid vooral door de feedback van de bestaande relaties. Daarnaast werd HPH-HAP ook toegankelijk gemaakt voor andere kassasystemen en werden diverse boekhoudpakketten gekoppeld.

HPH-HAP is modulair opgebouwd waarbij alleen HPH-BASIS verplicht is. De andere onderdelen zijn optioneel en kunnen afzonderlijk aangeschaft worden afhankelijk van de behoefte.

HPH-BASIS

Voornamelijk het afdrukken van de verkoopoverzichten zoals deze ontvangen zijn vanuit de diverse kassasystemen of zoals deze handmatig ingevoerd zijn als een koppeling niet door de kassaleverancier gerealiseerd kan worden. Bijhouden van de personeelsuren, afdrukken van urenbriefjes ten behoeve van de salarisadministratie en afdrukken van personeelskosten ten opzicht van de omzet.

 HPH-INKOPEN

Invoeren of  inlezen van inkoopfacturen ten behoeve van  het bijhouden van de voorraad en het actueel houden van de inkoopprijzen per ingrediënt.

 HPH-RECEPTUUR

Per menucode opbouwen van de receptuur die tevens gebruikt wordt voor het berekenen van de kostprijs per menucode en het bijhouden van de voorraad na het verwerken van de verkopen.

HPH-HAP start met het scherm zoals hier getoond. Dit scherm is door u zelf in te vullen met de programma’s die u het meeste nodig heeft. Tevens is dit een bescherming van de gevoelige programma’s  waarvan u liever niet heeft dat iedereen deze kan benaderen.
Links kunt u zoveel groepen maken als u wilt en rechts staan de programma’s die u onder deze groep wilt laten vallen. De volgorde van de groepen en programma’s is door u zelf in te stellen.

Onderin het scherm vindt u de knop Diversen. Hieronder zijn codes geprogrammeerd waarmee u bepaalde managementfuncties kunt benaderen of specifiek voor u ontwikkelde software.

HPH-BASIS 

In deze module worden de verkopen van uw kassa’s ingelezen of kunt u de verkopen per menucode per dag handmatig invoeren. Voordeel van het inlezen van de kassa’s is o.a. dat u de verkopen per tafel binnenkrijgt en met deze gegevens gastenfacturen kunt maken. Deze gastenfacturen kunt u ook opsparen en ééns per maand een totaalfactuur sturen.

Op dit moment zijn er reeds koppelingen met de volgende kassasystemen: HPH-Kassa,  Vectron, en Dino.

Na het inlezen van de verkopen wordt automatisch de dagafrekening geopend waar de omzet dan al ingevuld is. Door op de knoppen te klikken kunt u correcties op de omzet, voorschotten personeel, kleine kosten en betaalwijzen invoeren. Wanneer vervolgens de dagafrekening afgedrukt wordt kan deze, samen met de bonnetjes van de kosten en de strookjes van de betaalautomaat in de kasmap opgeborgen worden. uw kasboek is op deze manier ingevuld en tevens beschikbaar voor doorschrijving naar de boekhouding.   

Van de dagafrekening is een kasboek af te drukken en tevens een boekhoudmemo indien de automatische doorschrijving niet ingelezen kan worden in uw boekhoudpakket. De koppeling met het boekhoudpakket van uw administratiekantoor scheelt u jaarlijks vele uren invoeren door uw administrateur en dus veel kosten. Doorschrijving van de dagafrekeningen is mogelijk indien uw administrateur één van de volgende boekhoudpakketten gebruikt: EasyFin, Exact onder DOS, Exact onder Windows, Exact Globe, Unit 4 Multivers, Unit 4  Acountancy, Afas Small Bussines, ADM-E en Afas Profit. (Voor de laatste is erg veel export-software ontwikkeld zoals inkoopfacturen, personeelsuren, voorraadmemo, vaste memo, personeelskosten- ,verlies-, waiste- memo)

De verkooprapportages in deze module zijn een uitbreiding op de door uw kassaleverancier meegeleverde verkooprapportages. Er zijn overzichten af te drukken

  • per willekeurige periode
  • per menucode en/of omzetgroep, gedetailleerd of gecomprimeerd,
  • per tafel,
  • per uur,
  • bestedingen per gast
  • gemiddelde gastomzet
  • verkopen per wijk
  • verkopen per personeelslid, gedetailleerd of gecomprimeerd

Bij gebruik van meerdere kassasystemen  binnen een restaurantketen krijgt u, bij gebruik van HPH-HAP backoffice, een voor elk restaurant gelijke rapportage in plaats van een verslag van elke kassaleverancier apart.

Personeel

 Personeelskosten zijn ongeveer 30% van uw bedrijfskosten. Belangrijk genoeg om hiervan een goede administratie bij te houden waarmee u dagelijks kunt zien wat de kosten zijn ten opzicht van uw omzet.

Door het inlezen van de personeelsuren vanuit een kassasysteem of het eenvoudig per dag in te voeren is het eerste deel van uw salarisadministratie al gedaan. Met de ingevoerde uren kunt u nu ook lijsten afdrukken met de kosten per dag en uitgedrukt in een percentage van uw omzet. Er wordt rekening gehouden met opslagpercentages voor de sociale lasten zodat de berekende bedragen de werkelijkheid zo dicht mogelijk benaderen.

Onderstaand vindt u het invoerscherm van de personeelsuren per dag. Per werknemer is dit ook mogelijk indien u van één werknemer direct de gehele periode wilt opvoeren.

Het is mogelijk per functie en leeftijd een automatische uurloontabel op te bouwen zodat u niet meer aan de opslag bij de verjaardagen hoeft te denken.  Indien er bij de werknemer een uurloon ingevoerd is geldt dit als preferent.

De begin en eindtijden zijn de werkelijke tijden omdat er ook een pauze ingevoerd kan worden. Het uurloon, de pauze en onkosten per dag worden automatisch ingevuld per werknemer. u hoeft alleen nog maar de begin- en eindtijd in te voeren in uren en minuten. Indien er zondagtoeslagen gebruikt worden kan dit ook weer per werknemer bepaald worden en vervolgens zullen op de zondagen en de officiële feestdagen automatisch verschijnen.

Indien een werknemer binnenkort jarig is , zijn functioneringsgesprek weer nadert of einde dienst datum in zicht is wordt dit enige dagen van te voren al zichtbaar.

Zoals bovenstaand zichtbaar is worden het totaal van de uren geteld en de totale kosten van het personeel inclusief arbeidskosten zichtbaar gemaakt tijdens het invoeren. Dit percentage in inclusief de opslagpercentages voor sociale lasten.

Na het invoeren van de uren zijn talloze verslagen af te drukken. Enige populaire overzichten zijn:

  • Het Van Rietschoten-overzicht die naast de omzetgegevens tevens de loonkosten en de kosten van eigen verbruik van het personeel laat zien.
  • Urenbriefjes, uitgebreid of compact ten behoeve van de salarisadministratie
  • Weekoverzicht met verticaal alle relevante gegevens per waaekdag en horizontaal de gewerkte uren per werknemer. Dit overzicht kan, indien de planning ingevoerd is en de geplande uren ook vooraf ingevoerd worden, éém van de beste dagelijkse stuurmiddelen van uw personeelskosten worden

Koppeling met externe salarispakketten is op dit moment reeds mogelijk voor Afas Profit. Met het Payroll en Loonadministratiebureau Connexie is een koppeling ontwikkeld via internet waardoor de werknemers hun salaris reeds de derde dag na de periode hun geld op de bankrekening hebben staan.

HPH-inkopen

 Het bijhouden van de inkopen is een tijdrovend werk. In HPH-inkopen is dit geestdodende inklopwerk vervangen door het inlezen van bestanden die door leveranciers aangeboden worden. Mocht er toch handmatig ingevoerd moeten worden kan dit door de artikelnummers van de leveranciers te gebruiken en deze éénmalig te koppelen aan de eigen ingrediëntnummers. Onderstaand is het scherm te zien dat bij het handmatig invoeren van de inkopen verschijnt:

Rechts onder wordt het totaal van de factuur bijgehouden. Nadat alle regels ingevoerd zijn inclusief btw, vrachtkosten etc moet dit totaal gelijk zijn aan het factuurtotaal. Na deze invoer zijn de laatste inkoopprijzen bijgewerkt, is de voorraad opgewaardeerd en is de factuur klaar om naar een boekhoudpakket geëxporteerd te worden ter betaling.

Bij de inkopen zijn onder andere lijsten af te drukken betreffende het verloop van de inkoopprijs en kan ook de boekhoudmemo afgedrukt worden indien deze niet elektronisch ingelezen kan worden.

Onderdeel van HPH-inkopen is ook de voorraad-opname. De voorraadopname wordt éénmalig automatisch ingedeeld door de eerste keer invoeren. Hierna kunnen blanco-opnamelijsten afgedrukt worden die dan in dezelfde volgorde staan als de vorige opname. Dit scheelt een hoop gezoek in de vele code’s.

De voorraadmemo die hieruit rolt is dan weer in te voeren in de boekhouding. Met Afas Profit is reeds een elektronische koppeling beschikbaar.

 HPH-receptuur

 Voor de kostprijsberekeing is een nauwkeurige receptuur van groot belang. Zeker als de inkoopprijzen door de seizoenen verlopen is het bijna onmogelijk om de kostprijs van de gerechten goed in de gaten te houden. Door de koppeling aan de inkoopprijzen vanuit de HPH-inkoop-module blijven de recepturen de jui
ste inkoopwaarde aangeven waardoor u eenvoudug kunt bepalen of een bepaalde menucode nog wel winstgevend is.

Onderstaand vindt u het scherm waar de recepturen op ingevoerd worden:

Zoals u ziet staan hier Ingrediënten (I) en menucodes (M) op als onderdelen van het recept. De menucode’s worden hier “misbruikt” om een onderrecept te maken zoals bv een saus die dan weer gebruikt wordt als onderdeel van meerdere recepten.

Het koksmaatje staat hier als hulpje voor het keukenpersoneel omdat 0.02 gram niet zoveel zegt terwijl een “theelepel” wel duidelijk is. Deze receptuur is ook af te drukken als een boek met foto en bereidingswijze.

De berekende prijzen zijn inclusief bv snij of schuimverlies dat u zelf als een percentage bij de ingrediënten kunt opgeven.

Indien de recepturen goed worden bijgehouden en de inkopen up-to-date zijn kan er een verschillenlijst afgedrukt worden aan het einde van de maand waar op terug te vinden is wat het verschil is tussen de berekende voorraad en de opgenomen voorraad.

Tijdens het inlezen van inkopen van leveranciers zoals Sligro, De Groot, Heineken, Van Halder, Inversco, Driessen, DeliXL, Karel v.d. Vorm, Best Fish, Fontijn, Bonne-Viande, Den Hertog, Deut, Inbev, G&B Ierseke, Veeerman, Eweop  etc wordt bijgehouden of er een verschil is tussen de inkoopprijs van de vorige inleesactie en die van nu. Hiervan is ook weer een lijst af te drukken zodat er geen “verrassende” prijsstijgingen optreden.

Bovenstaande is slechts een zeer kleine greep uit de meer dan 500 programma’s die in HPH-HAP opgenomen zijn. Verdere beschrijving zou te veel worden en dat laten wij u dan graag zien in een demonstratie.